PDV é a sigla de "ponto de venda": o sistema que registra o que foi vendido, quanto entrou no caixa e o que precisa ser cobrado. A diferença do "online" para o modelo tradicional está em onde o sistema roda. Em vez de instalar um programa em um computador fixo no caixa, você abre o navegador — no tablet, no celular ou no notebook — e faz login. É essa tela de login, e não uma caixa de instalação, que separa os dois modelos.
Na prática, isso muda a rotina de quem trabalha no salão. O garçom anota o pedido no próprio celular, em pé, ao lado da mesa. Não precisa caminhar até um computador fixo para lançar o item nem esperar a vez de usar o único terminal do caixa. O dono acompanha o movimento do dia pelo celular, de casa ou do carro, sem pedir para alguém tirar print da planilha ou abrir o sistema local.
Como o pedido fica salvo na nuvem assim que é lançado, qualquer dispositivo logado no mesmo restaurante mostra a mesma informação na hora. Se o garçom lança um item pelo celular, o caixa já vê esse item ao fechar a conta — não existe um dispositivo "principal" que precisa estar ligado para os outros funcionarem. Trocar de tablet quebrado por outro novo, por exemplo, é só fazer login de novo; não há arquivo de configuração para copiar nem backup local para restaurar.
O requisito para tudo isso funcionar é internet: sem conexão, o navegador não consegue lançar pedido nem consultar o cardápio, porque não existe uma cópia do sistema rodando localmente no aparelho. É um ponto que vale considerar antes de trocar de sistema, especialmente se a internet do local é instável.
A impressão de comandas na cozinha é a única parte que ainda depende de algo físico no estabelecimento: um mini PC (um computador pequeno, dedicado só a isso) conectado à impressora térmica — a impressora de cupom — faz a ponte entre o sistema na nuvem e o papel que sai na cozinha ou no balcão. O momento da impressão muda conforme o tipo de pedido: no balcão, o cupom é impresso depois que o pagamento é confirmado; na mesa, a comanda é impressa assim que o pedido é enviado para a cozinha — antes do pagamento. Se esse mini PC ficar sem conexão por um instante, o pedido continua sendo registrado normalmente no PDV (desde que o caixa esteja aberto, já que essa é a outra condição para lançar um pedido novo); só a impressão da comanda fica pendente até a conexão voltar, e depois pode ser reimpressa manualmente.
Outra diferença prática aparece quando o restaurante abre uma segunda loja ou muda de endereço. Em um sistema instalado, cada loja normalmente tem sua própria base de dados presa ao computador local, e levar histórico de um lugar para outro dá trabalho. No modelo online, o dono entra com o mesmo login em qualquer navegador — inclusive no computador de casa — e enxerga os números daquela unidade sem precisar copiar arquivo nenhum. Atualização de sistema também deixa de ser um evento: não existe uma versão nova para baixar e instalar em cada máquina, porque todo mundo já está usando a versão mais recente ao abrir o navegador.
Vale notar que "online" não é sinônimo de "qualquer sistema com internet". Alguns sistemas instalados também se conectam à internet para emitir nota fiscal ou sincronizar backup, mas continuam exigindo instalação local e um computador específico rodando o programa. O critério que define um PDV como online é o oposto: o programa em si mora nos servidores do provedor, e o navegador é só a janela para acessá-lo — por isso ele funciona igual em um tablet de R$ 800 e em um notebook mais robusto, sem instalar nada em nenhum dos dois.